Transicion a facturación electrónica: cómo implementar la transmisión inmediata y evitar sanciones del SRI

La Transicion a facturación electrónica en Ecuador dejó de ser un proyecto tecnológico para convertirse en una obligación tributaria de alta prioridad. Con la generalización de los comprobantes electrónicos y las recientes circulares del Servicio de Rentas Internas (SRI) sobre transmisión inmediata y sanciones por retraso, las empresas que aún operan con procesos manuales o semiautomáticos se exponen a multas, glosas y riesgos de gestión de caja.

La obligatoriedad de los comprobantes electrónicos se consolidó a través de varias resoluciones NAC del SRI, que ampliaron progresivamente el universo de sujetos obligados hasta abarcar prácticamente a todos los contribuyentes inscritos en el RUC, salvo excepciones muy puntuales (por ejemplo, pequeños contribuyentes rurales o zonas sin conectividad).

A este proceso se suma la Circular NAC-DGECCGC25-00000006, dirigida a los sujetos pasivos de IVA, que recuerda la obligación de emitir y transmitir los comprobantes electrónicos conforme las reglas generales del Reglamento a la Ley de Régimen Tributario Interno y las resoluciones técnicas del SRI.

La Circular NAC-DGERCGC24-00000022 aclaró que la transmisión oportuna se entiende cumplida cuando el contribuyente envía el comprobante electrónico al SRI en el momento de su emisión, o dentro del plazo máximo previsto en la ficha técnica de cada tipo de comprobante, plazo que en la práctica se ha fijado como inmediato o, excepcionalmente, de hasta pocas horas o días según la normativa técnica vigente.

En otras palabras, ya no basta con emitir la factura en el sistema interno:

Si el XML no llega a los servidores del SRI dentro del tiempo permitido, la factura se considera no transmitida, lo que puede derivar en inconsistencias, rechazos y sanciones.

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Sanciones por incumplir la transmisión inmediata

De acuerdo con dicha circular y el Código Tributario, las consecuencias pueden incluir:

• Multas fijas y proporcionales por incumplimiento de deberes formales.

• Desconocimiento de costos y créditos tributarios cuando las compras se respalden con comprobantes mal emitidos o no autorizados.

• Riesgo de clausura temporal para contribuyentes reincidentes o con incumplimientos graves.

• Posibles glosas en auditorías del SRI al detectar diferencias entre ventas declaradas y comprobantes electrónicos transmitidos.

Para efectos prácticos, cada comprobante no transmitido dentro del plazo puede ser considerado una infracción independiente, lo que multiplica el riesgo económico para emisores con alto volumen de facturación.

En la práctica, la Transicion a facturación electrónica exige que la empresa deje de ver la emisión de facturas como una acción aislada del área contable, y la integre a un proceso continuo:

1. Generación del comprobante (ERP, punto de venta, sistema propio).

2. Firma electrónica válida.

3. Transmisión automática al SRI.

4. Recepción de la autorización.

5. Envío al cliente (correo, portal o integración EDI).

Cualquier falla en alguno de estos pasos puede generar retrasos y, por tanto, incumplimientos.

Antes, en muchos negocios era habitual:

• Emitir facturas físicas y digitar la información en reportes internos.

• Enviar lotes de información al SRI de manera periódica (por ejemplo, a fin de mes).

Sanciones por incumplimiento en la transmisión inmediata al SRI

Tipo de contribuyente	No entregar comprobantes		No transmitir electrónicos
Gran contribuyente y grandes patrimonios	20 SBU	$ 9.640	30 SBU	$ 14.460
Contribuyente especial	10 SBU	$ 4.820	15 SBU	$ 7.230
Sociedades distintas de sin fines de lucro, sucesiones indivisas y personas naturales obligadas a llevar contabilidad	7 SBU	$ 3.374	10 SBU	$ 4.820
Sociedades sin fines de lucro	4 SBU	$ 1.928	5 SBU	$ 2.410
Sucesiones indivisas y personas naturales no obligadas a llevar contabilidad	4 SBU	$ 1.928	5 SBU	$ 2.410
Contribuyentes del régimen RIMPE – negocios populares	1 SBU	$ 482	1 SBU	$ 482
Contribuyentes no inscritos en el RUC	1 SBU	$ 482	1 SBU	$ 482

Podrías enfrentar multas adicionales del 1 % al 3 % de tus ingresos, según tu tipo de contribuyente y el nivel de incumplimiento.

Fuente: Resolución NAC-DGERCGC24-00000022 – Servicio de Rentas Internas.

Con la normativa actual, ese enfoque es inviable: cada transacción debe quedar reflejada casi en tiempo real en los sistemas del SRI.

La Transicion a facturación electrónica no es solo cumplir con una obligación más del SRI; es un punto de inflexión en la forma en que las empresas registran, controlan y reportan sus operaciones.

Quienes se limiten a “activar un software” sin revisar procesos, controles y capacitación corren el riesgo de acumular comprobantes rechazados, diferencias en declaraciones y sanciones crecientes. En cambio, las organizaciones que aprovechan esta transición para modernizar sus sistemas de información, estandarizar procedimientos y mejorar la calidad de sus datos ganarán en eficiencia, trazabilidad y confianza frente a bancos, inversionistas y autoridades.

En SAC Auditores & Consultores SAS acompañamos a PYMES, grupos empresariales y cooperativas en la revisión de sus procesos de emisión electrónica, detección de riesgos y diseño de controles internos alineados con la normativa vigente.

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Nota: Este artículo de SAC no es ni podrá ser usado como asesoría u opinión legal, en vista de que se trata de un documento puramente informativo.